¿Durante cuánto tiempo hay que guardar los documentos particulares y empresariales? ¿Puedo guardarlos en un trastero?
Almacenar información en papel puede ser una pesadilla cuando no disponemos de espacio suficiente. Si estás buscando un servicio de alquiler de trasteros en Madrid a un precio muy competitivo, has llegado al lugar adecuado.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos?
Dependiendo del tipo de documento, el periodo establecido es diferente. Es cierto que, gracias a la digitalización, la mayoría de ellos ya no es necesario conservarlos en papel.
En el caso de documentos particulares como escrituras, facturas de objetos valiosos, titulaciones académicas, contratos, etc. Es recomendable guardarlos de por vida.
Respecto a los documentos corporativos, la Administración marca la tipología y plazos de los que deben guardarse.
Documentos de empresa
Como ocurre con los documentos particulares, los corporativos también presentan la necesidad de conservarlos. Estos periodos los marcan las diferentes normativas y leyes al respecto.
- Libros contables, correspondencia y justificantes deben conservarse durante 6 años desde el último apunte realizado.
- Cuentas anuales, contratos a largo plazo y copias de seguridad de los registros contables tienen que guardarse de manera indefinida.
- La documentación relativa a la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales ha de conservarse durante 10 años.
- Contratos de trabajo y registros de jornada, 4 años.
- Las filiaciones, altas, bajas y variaciones en la Seguridad Social, cotizaciones y justificantes de pago de salarios hay que guardarlas durante 5 años.
- Otro tipo de documentos
- Los papeles relativos a préstamos, hasta que son devueltos, y los documentos de bienes de inversión, hasta que se cumple el plazo de regularización del IVA, se guardan durante 5 años en general y 10 en particular (en el caso de edificios y terrenos).
- Las facturas y comprobantes de inmovilizado se guardan de la misma forma.
- Los historiales médicos se guardan durante 5 años.
- Las grabaciones de seguridad se conservan durante 30 días.
Debido a la sensibilidad de este tipo de documentos, ¿los guardarías en cualquier lugar? Piensa que si cualquier persona puede tener acceso a ellos, especialmente en el caso de terceros, las consecuencias de su filtración pueden ser muy graves.
Gran parte de esta información no la utilizamos en el día a día, por lo que no es necesario mantenerla en el lugar de trabajo o en casa. Especialmente en aquellos locales y viviendas en los que no hay suficiente espacio de almacenamiento.
En esos casos, la mejor opción para guardar documentos es contratar el servicio de una empresa de trasteros. La razón principal para hacerlo es que, estos guardamuebles, son uno de los espacios más seguros que existen. Están aislados, vigilados y evitan el riesgo de la posible manipulación de terceras personas.
